建设科技企业孵化器的准备阶段是一个科学的决策过程。这包括对科技企业孵化器概念和整个系统的恰当了解，从而确定孵化器的开发、确定战略目标、确定筹备组织，到开展包括寻找可能的位置、评估创业者潜力与需求、研究所使用的孵化模式等一系列工作的市场调研，以确定在当地背景下运营孵化器是否可行，再到制定运营计划，确定位置与场地、经营目标与程序、设施与服务、组织与人员、成本与资金等原则后，实际创立法人实体、指定项目经理、招募与培训员工，并实际获得启动资金，从而最终实施科技企业孵化器项目的整个过程。典型地看，包含可行性研究与孵化器商业计划书的准备工作和进行针对性的筹备总共需要约一年左右的时间。

完成这个流程的一些方法包括：1.明确方向，研讨孵化器定位、熟悉孵化概念。应客观地认识孵化器的特点与目标、孵化器的困难与潜力、扮演关键角色者（指政府、大学、研究机构、企业、银行、非政府组织）的责任与义务。要特别强调政府的政策与资金支持在初始阶段的重要性；2.主办者可以开展一些考察工作，到国内外的科技企业孵化器做准备充分的考察，以及参加孵化器协会的年会；3.决定可行性分析的模式，需要的话可由有经验的孵化器、孵化器协会以及咨询公司辅助；4.可行性研究要看孵化器得以存在的几个指标：进行企业家调查和现场调查研究，了解当地环境、态度、需求以及当地企业家群体潜力，作为设计科技企业孵化器服务与设施的依据；评估孵化器的位置与选择合适的建筑物；对所需投资和流动资金做出估计，并评估财务可行性；完成对本孵化器战略和可能的资金来源的探讨；5.取得对可行性研究结果的一致性意见，并进而准备一份商业计划书，以决定管理、市场和所需资金，从而发现有关目标、设施、服务设计的选择，并分析投资、收入与支出预算、风险因素、流动资金、市场营销、实施行动与其它因素；6.讨论所有的关键性假设，并最后决定是否以及如何继续完成下面的实施过程。最终确定可能的大学与其他参与者，阐明经过考虑的建立科技孵化器的目标；7.本计划获得批准后，仔细考虑并设立法人组织，并认真地筹集资金；8.成立具有恰当结构的组织，任命责任与权力明确的管理委员会，招募有能力、具备创业精神的孵化器经理和团队和作适当的培训，并让其负责接下来的建筑物修建或装修以及其它实施工作。

产业集群是指由与某一产业领域相关的相互之间具有密切联系的企业及其他相应机构组成的有机整体。产业集群内的企业和其它机构往往都与某一产业领域相关，这是产业集群形成的基础；这些企业和机构不是孤立存在的，相互之间具有密切联系，构成整个联系网络中的一个个节点，这是产业集群形成的关键；产业集群内部不仅包括企业，而且还包括相关的商会、协会、银行、中介机构等，是一个复杂的有机整体，这是产业集群的实体构成。

区域产业集群有利于该区域内企业创业成长。创业企业可以充分利用产业集群不断成熟、发展和扩展所带来的丰富机会，依托集群内各种现成的、可资利用的上下游用户和关系，迅速发展壮大；反过来，相关产业领域的众多创业企业也会形成新的产业聚集，在当地形成新的产业集群。同时，创新企业的发展，可以极大地提升产业集群在产业链中的位置。

在确定科技企业孵化器的发展方向时，主办者要密切关注本地区产业集群的发展状况和未来预期，有意识地充分利用科技型中小企业的创新特征，不断提升当地产业集群在产业链中的位置，即从低端逐步向高端发展，在促进区域产业升级中扮演重要角色。这样，就可以决定未来建设的科技企业孵化器的孵化产业选择，并决定孵化特色和重点。

建立一个以发起人为主，同时囊括多方面利益相关者的孵化器管理委员会（或理事会），既对规划好孵化器的设立有所帮助，还可以保证未来孵化器的良好运行。管理委员会承担的职责包括：整体规划、确定发展方向、设定目标、明确法律和合同责任、监督财务状况、监测和评估运营状况、评判孵化器经理的表现、联系有关各方、争取所需要的资源等。管理委员会不应过多地介入日常工作，这些工作应由孵化器工作人员专人承担，并向委员会负责。

对于政府部门发起建立的科技企业孵化器来说，通过受托董事会，可以把本部门与各利益相关者联系起来，共同对孵化器实施管理与监督。同时，政府部门可以从“具体操作者”的角色中彻底退出，避免对孵化器的过度干预，又可以加强宏观政策研究与协调。

科技企业孵化器所处的地理位置以及所入驻的企业都对孵化器的成败产生重要影响。这既是基于外部环境对组织发展影响的考虑，也是基于成本要求的必然选择。确定科技企业孵化器地理位置的程序与主要原则包括：

首先，决定大致的区域位置。需要考虑的原则包括：应该与大学和研究院所距离接近，即接近成果（项目）来源、智力资源和共享试验设备，有利于大学和研究院所与大企业的衍生企业到孵化器中来发展；当地政府支持孵化器的发展；接近科技园区或在园区内，利用高新区整体服务条件并享受优惠政策，有毕业企业的预留空间，方便毕业企业迁入；周边有活跃的该技术领域的企业群体，方便孵化企业与其建立业务联系，获得其支持，向他们推销产品和服务，还可以解决孵化企业产品生产过程中的配套加工和零部件的协作，有利于大企业的衍生企业到孵化器中来发展，并形成产业聚集；孵化器周边的专业化服务和企业基础环境设施比较完善，方便孵化企业获取市场信息和配套服务，并尽可能减少孵化器自建的服务项目；该地区有一批潜在的科技创业者，能够确实吸引创业者来此创业。

其次，考虑具体化的实际场址。要强调的几个重要因素包括：孵化器要与周围环境协调，如不宜设在住宅区里；公共交通和货物运输方便；有适当的扩展空间；周边环境舒适、安全有保障；供热、供水、供电渠道稳定可靠。最后，最好能够获得低成本或零成本的空闲建筑物或土地，使得孵化器和孵化企业负担得起。此外，还要考虑有利于孵化器的装修改造，且有租或买的选择余地。

确定科技企业孵化器的建筑和对孵化场地需要考虑的因素包括：

（1）     面积适宜。初始场地面积不宜过大，但有可能将来进一步扩大。对新开始运营的孵化器来说，面积过大意味着包袱过重；但如果开始面积过小，租金收入会不够。应切合实际需要设定初始面积，能够保证在需要时获得更多的空间即是可行的。

（2）     确保建筑物整体状况良好。应该用最少的资金来建孵化大楼或做旧大楼的装修，以确保用在孵化器上的资源能为孵化企业所利用，而不是把钱浪费在华丽的设施上面。

（3）     布局合理。科技企业孵化器不只是一栋物理的大楼，其企业工作空间与共享空间的布局是孵化器能否成功的一个关键因素。一是要利于孵化企业间的内部交流影响很大，考虑孵化企业间面对面交流的可能性、频率和质量，要有益于创造性工作的开展；二是要结合功能与安全方面的考虑，同时要注意使其具有现代化气息和吸引力，以良好的形象吸引客户。一般来说，公共办公区应该安排在门口附近，好让孵化企业与他们的客户都能够方便使用；接待区应该直接设置在前门，而且不要太大，以方便孵化企业使用。主通道应该通过接待区和总经理办公室。带有计算机、复印机和邮件服务的共享服务区应该置于接待处附近。展示孵化企业产品的空间要与企业名录在前门附近设置在一起（附有每家公司的简短介绍，包括在孵化器中的入驻时间与目标）。

（4）     绿意盎然的庭院相当有用，能使创业者们坐下来喝杯茶放松心情，并且创造性地互动。多入口、宽走廊、高屋顶（对办公室而言）以及高暖（冷）气的能源成本都应该避免。走廊应该够宽以允许产品进出，但不能太宽以至于占用出租空间。一定要保证仓库、停车位以及实验室对空间布局的需求。在配重设备的区域里，层板的负荷设计要充分。货物装卸区与储存空间应该设置良好，收发货方便。

（5）     弹性的布局。要保证能够方便快捷地调整孵化器布局，以适应孵化企业的多变需求，并保证将来孵化器的扩展。一定要考虑到能把分开的工作空间连接起来（比如通过预设内部连接门的办法），以适应企业扩张的需要。根据孵化项目的大小，孵化企业空间应该设计成每单位10平方米（给刚设立的企业使用）到150平方米，像模块一样，可扩大、可分割。

（6）     专业技术孵化器可能涉及一些特殊需要，比如生物医药技术孵化器对GMP认证的要求。

（7）     良好的安全性。对于孵化器内部布局来说，应该考虑只留出一道大门口，来保证孵化器具有良好的安全性。在内部空间设置上，应该为各孵化企业提供通往中央办公区的便捷通道，同时确保每个企业的私密与安全性。整个孵化器建筑周围的环境也应该是安全的。理想的话，每一个工作场所都应该有两个门，以在火灾或其它灾难发生时提供替代的出口。同样地，每一楼层一定要有两个进出口。

（8）     好的设计还要体现能够产生足够的现金流以支持设施和服务运行的能力。布局设计工程的范围要反过来由将来的财务报表所决定。换句话说，收入预算要求支出少于收入，储备金则要在一定时间内能够支持设施运行和管理费用的花销，直到损益平衡点。而且，是否举债也将会影响布局设计工程的范围，要把这个因素考虑到财务规划里。

（9）     布局规划要考虑与未来新的建设工作衔接，也要方便装修工作，以便在预算紧、时间短的情况下完成这些工作。最重要的是，布局设计和装修都要尽量降低投资，特别要减轻债务负担。

（10） 总的孵化空间需要有5,000平方米或更大，以利于达到自我财务平衡，具体面积应根据当地创业企业的需求确定。净出租空间应该是建筑物总面积的70%以上。盈亏平衡点应该计划在约70%的入驻率上，绝不可超过85%。

共享设施是为初创企业创造的有利共同成长环境的一部分，目的是为创业企业降低创业成本，同时方便创业企业使用。共享设施配置应基本齐全，主要包括：

（1） 供企业租用的场地。新建企业一般需要的开发、生产和办公场地面积不大，但应是弹性的，价格应是较低的，对初创企业来说既方便又负担得起。

（2） 现代信息通讯设施。应具有高速INTERNET网络，并为每个孵化企业提供接口。

（3） 共享技术开发、试验与检测平台。由于综合技术企业孵化器中孵化企业技术领域具有较大分散性，所以一般会借助周边的大学和科研院所的平台。但原则上，专业技术孵化器应建有自己的技术开发、试验与检测平台。

（4） 公共会议室和洽谈室。一般应有大小会议室各一个。会议室可兼作培训教室。

（5） 商务中心。为企业提供打字、复印、传真、邮政、票务等服务。

（6） 生活服务设施。餐厅、文化与体育设施及小商店等。

除了在企业孵化器正式启动前需要投入一部分资金用于可行性研究和人员培训工作以外，在正式启动孵化器计划时，要准备好以下几部分资金：1.孵化大楼的建设资金或旧楼的改造与装修资金；2. 共享设施的购置资金；3.孵化资金（或称种子资金），用于以循环形式借贷给孵化企业使用，或以投资形式入股孵化企业；4.其它开办资金，或储备金，用于孵化器启用初期支付孵化团队的工资，以及资金周转、弥补设施和大楼的不足之处等。

企业孵化器的主办者一般也是孵化器的投入主体。除使用主办者自身的资源外，大多数主办者还会遇到资金不足的情况，需要另外募集足够的资金，以启动孵化器计划。可为孵化器提供启动资金的主要来源有：政府及其相关部门、大学、研究院所及中介机构、各类企业、外来民间资本、风险投资机构等。面向发展中国家，一些国际组织（如世界银行、联合国机构等）和发达国家的援助机构也会充当“赞助人”。

孵化器的基本收入来源一般可分为当期收入和延期收入。当期收入主要是来自于入驻企业交纳的房租和其它物业管理收费以及服务收费，租金收入由“可租用房屋面积×租价×入住率”的基本公式来决定，服务收益的多少既要由服务的内容、范围、方式来决定，也与服务的水平以及服务的观念有关。延期收入是指投资者的资金投入回报，即选择一些有潜力的入驻企业投入孵化资金，以换取一部分股权，在企业成长后获得股权利益。此外，国外一些孵化器还有通过提供服务在孵化企业中占有干股以获得股权收益的情况。

由于孵化器公共服务的性质，一些孵化器会得到政府部门的拨款支持和税收返还支持，这也是孵化器的重要收入来源。

在孵化器的筹备阶段制定清晰合理的财务计划，是保证孵化器在进入运行阶段后，能够平稳运行，从而达到孵化器建立目的的重要手段。营利型和非营利型孵化器都应有合理的财务计划。非营利型的企业孵化器一般应做到在政府或其他投资人的支持下，在初期运作的3-5年以后达到自收自支（即每年的当期收入和延期收入之和大于总支出），且“像企业一样运营”，尽量减少日常开支，“形成在财政上能自我维持的运行模式”；而营利型的企业孵化器更要做到在投资人收回投资的情况下获取经营回报。为此，要明确的设计出主要收入和主要支出费用等。

一般可以对孵化器未来5-8年时间的现金流量做出预计，按照孵化器的各项活动内容，明确列出收入细项和支出细项，并将二者进行比较，得出初步结论。这些结论体现着孵化器的设计和经营思想以及经营方式，因此，初步结论如果不能令人满意，就要反过来在设计和经营思想以及经营方式上查找原因，做出改进。有必要的话，还可能要做出大的调整，直至满意为止。需要注意的是，要对某些不同阶段的变动因素做出恰当的预计，如由于经营效果带来的收入与支出规模的变动、优惠政策的落实等，以使整个财务计划趋于合理并实际。

作为一项社会公益事业，科技企业孵化器得到了政府的支持和鼓励，各级政府都制定了相应的支持措施，主要包括税收返还与税收减免。在我国，在中央层面制定的税收减免政策（见“对科技企业孵化器的支持”）执行以前，各地特别是国家高新技术产业开发区一直执行着各自权限内的税收返还政策，即对“创业中心及其孵化企业上缴的各项税费中的地方留成部分全额返还给创业中心，用于补足创业中心经费的不足和创业中心的发展”。孵化器的财务规划可以将这些优惠政策考虑进去，但要注意这些政策的执行是有先决条件的，比如免税政策的执行，就要求既要“符合条件”，而且要经过“认定”。

企业孵化器一般都设计为独立运行的实体，较普遍的是具有独立法人地位的事业单位（在国外表现为非营利组织）和企业单位。这些法人实体一般经济独立，并为自己的行为负责，与政府的关系一般表现为政府购买孵化器的服务。科技企业孵化器的独立实体地位使其具有巨大的优势，包括自身自治的地位、可以类似企业的运作，并且确保了大学、地方政府与当地公共团体的全程参与。

孵化器法人身份的选择受到孵化器的特殊性、主要发起人的授权，以及法律、规章和税收制度的影响。显然，孵化器应成为独立的法人实体，而非政府机构、大学或研究机构的附属物，这些组织的文化与运行模式也许对创业行为不利。

我国的孵化器目前包括事业型组织、企业型组织和非企业单位三类。其中，事业型组织的孵化器一般是政府或其他非营利组织（如：大学）举办的非营利组织，经过各地编制委员会（办公室）批准成立；企业型组织沿用了过去营利性企业的形态，通过工商行政管理部门批准设立；非企业单位是在民政部门登记设立的。其中，事业单位分为财政全额拨款、差额拨款、收支两条线及自收自支的事业单位四种形式；企业型孵化器分为政府背景国有公司主办的营利型或非营利型企业、非政府背景国有公司主办型营利型企业、民营营利型企业等。

从实践中看，政府部门主办的企业孵化器以事业单位为主；大学主办的企业孵化器既有事业单位，也有企业。近年来，随着各地机构改革进程的加快，一些政府部门主办的自收自支事业单位孵化器在向财政全额拨款事业单位或企业转制。

组织章程是组织的“宪法”，孵化期在筹备阶段就要制订好清晰的组织章程，明确规定孵化器的组织使命（宗旨）、目标任务、组织层次、发展战略、决策机制，并明示孵化器的主管部门、组织机构、组织制度及财务管理原则等。

组织使命是组织存在的目的和理由，揭示本组织与同行业其他组织在目标上的差异，界定组织的主要产品和服务范围，概述其活动范围，以及组织试图满足的顾客基本需求。组织使命是组织的最高层次的目标，它对组织其他目标的形成有直接的决定性作用，确定了组织发展的基本方向。

孵化器的组织使命表达了孵化器的发起人与利益相关者的共同目标（例如加速科技成果转化、激发企业家精神、创造工作机会等），并说明所面对的主要客户群体是初创的科技型企业和企业家。例如，某省科技厅创办的高新技术创业服务中心的组织使命表述为“本中心致力于提供有利于科技成果转化的环境，在这里，持有科技成果的科技人员创办的新企业能够成长与发展，成功毕业的企业能够成为我省高新技术产业发展的种子”；某高新区创业中心的组织使命表述为“本中心致力于为高新区持续不断地培养高新技术产业发展的种子，从而促进高新区高新技术产业的发展”；某私营营利型孵化器的组织使命表述为“本孵化器以培养快速成长的科技型创业企业为核心，在为本地区经济发展做出贡献的同时，促进孵化器的资本升值。”

孵化器的组织目标是孵化器在一定时期内所要达到的预期成果，是孵化器日常决策的依据和考核的标准。目标分为四个层次，其中宗旨和使命是最高层次，由董事会负责制订；高层管理者主要负责制订战略，战略是指导全局和长远发展的方针，涉及发展方向以及资源分配方针等；中层管理人员主要应制订战术目标；基层管理人员则负责具体作业目标。目标可以是一个或一组，如把孵化器战略目标制定为“确保向本地区新创科技企业提供其发展所需的必要资源，满足其对孵化服务的一般需求（或高层次需求）”，在财务方面的战略目标是“保证使现有的孵化业务活动持续进行下去，并为它们的长期发展做好准备”。

企业孵化器的中心任务是帮助企业家创办并发展他们的企业。抛开其它特征，最优的创业中心主任（或孵化器经理）应“具有企业家的经历或在企业里工作过的经历，以及从那些经历中锻炼出来的技能和智慧，曾有一些失败的经历”。